Wypożyczając sprzęt należy zwrócić szczególną uwagę przy odbiorze na to, co dostajemy w komplecie i w jakim stanie jest dane urządzenie. Jest to bardzo ważne, gdyż jeśli przyjmiemy sprzęt uszkodzony lub porysowany, a stan ten nie będzie wpisany do protokołu odbioru, przy zwrocie sprzętu możemy być obarczeni karą umowną za uszkodzenie sprzętu.
Jeśli wynajmujemy urządzenie korzystające z materiałów eksploatacyjnych, takie jak drukarka czy kserokopiarka, na umowie powinny być wyszczególnione elementy dodatkowe takie jak tusze, papier do druku etc. Musimy pamiętać, że używany sprzęt nie jest nasz i zniszczenie go będzie się wiązało ze zwrotem równowartości wypożyczonego sprzętu, a w przypadku wynajmu ekranów plazmowych czy projektora multimedialnego koszt ten będzie bardzo wysoki.